Kaip net iki 40% sumažinti personalo valdymo sąnaudas?

Personalo valdymo paslaugų perdavimas išoriniams partneriams tampa vis dažnesne praktika. Tai rodo 2024 m. atliktas „Deloitte“ tyrimas – net 78% įmonių visame pasaulyje jau naudojasi išorinių partnerių paslaugomis arba planuoja tai daryti artimiausiu metu. Toks sprendimas padeda ne tik efektyviau organizuoti darbo jėgos valdymą, bet ir sutaupyti iki 40% žmogiškųjų išteklių sąnaudų – atskleidžia „Pivotal HR Solutions” duomenys.

„Headex Group“ Lietuvos departamento vadovė Agnė Sargautė priduria, kad vis dažniau įmonės renkasi ne pavienę atranką, o ilgalaikę partnerystę, nes tai leidžia ne tik greitai užpildyti laisvas pozicijas, bet ir iš esmės optimizuoti personalo procesus ilguoju laikotarpiu

Ne „gaisrų gesinimas“, o strateginis bendradarbiavimas

Pasitaiko, kad į personalo valdymą vis dar kartais žvelgiama kaip į reagavimą į kritines situacijas, kai pritrūksta žmonių ar kaupiasi neatlikti administraciniai darbai. Tačiau šiandien personalo partnerystė turi būti matoma ne kaip laikinas sprendimas, o kaip ilgalaikė investicija į verslo efektyvumą ir augimą.

„Kuo daugiau žinome apie klientą – jo kultūrą, procesus, iššūkius – tuo tiksliau galime parinkti tinkamus žmones ir tapti patikimu partneriu, o ne tik laikinu tiekėju. Kai įsitraukiame nuo pirmųjų verslo plėtros žingsnių, galime padėti planuoti darbuotojų poreikį, užtikrinti nuoseklų įdarbinimo srautą ir perimti visus su darbo santykiais susijusius procesus – nuo dokumentacijos iki konsultacijų“, – sako Agnė Sargautė.

Tokia partnerystė leidžia užtikrinti ne tik procesų sklandumą, bet ir kurti ilgalaikę vertę. Reaguodama į klientų užklausas, „Headex Group“ komanda visų pirma įsigilina į konkrečius poreikius: darbo pobūdį, lokaciją, atlygio lūkesčius, darbo sąlygas. Tik tada, remiantis surinkta informacija ir vidiniais duomenimis, pateikiami aiškūs pasiūlymai ir realus pirmųjų kandidatų pateikimo terminas.

Praktikoje terminai varijuoja – kai kuriais atvejais visą darbuotojų grupę suformuoti gali užtrukti iki savaitės, ypač logistikos ar gamybos srityse, priklausomai nuo siūlomų darbo sąlygų konkurencingumo. Sudėtingesni projektai, kuriuose ieškoma specifinių įgūdžių ar aukštos motyvacijos reikalaujančių darbuotojų, gali užtrukti ilgiau, tačiau kliento gaunama nauda atsiperka ilguoju laikotarpiu, nes atrinkti darbuotojai dažniausiai greitai įsitraukia į darbus, išlieka lojalūs ir prisideda prie komandos stabilumo.

„Headex Group“ nuosekliai laikosi principo – ne tik operatyvumas, bet ir nuolatinis bendradarbiavimas leidžia tiksliai atliepti įmonės kultūrą, procesus bei augimo tikslus. Būtent todėl mūsų klientai dažnai grįžta ne dėl vienos atrankos, o tam, kad kartu kurtų strateginę partnerystę, leidžiančią ne tik užpildyti pozicijas, bet ir augti tvariai bei efektyviai.

Kaštų optimizavimas: ką rodo skaičiai?

Pasitelkus išorinį žmogiškųjų išteklių partnerį, kaštai mažėja keliais lygmenimis:

• sutaupoma 20% – 40% darbuotojų paieškos kaštų („Sowelo Consulting“ duomenys),
• įdarbinimo trukmė sutrumpėja vidutiniškai 27 dienomis, o tai tiesiogiai prisideda prie greitesnio produktyvumo („Serendi” duomenys),
• įmonės, kurios perduoda darbo užmokesčio administravimą (atlyginimo skaičiavimas, mokesčių, „Sodros“, kitų įmokų apskaičiavimas, atostoginių, ligos pašalpų apskaita, kt.) išorės partneriams, gali sutaupyti iki 35% su tuo susijusių išlaidų („Digital Minds BPO“ duomenys).
• be to, bankroto rizika įmonėms, kurios naudojasi išorinių personalo valdymo partnerių paslaugomis, mažėja net 50%, o augimas – 7–9% greitesnis („NAPEO” duomenys).

Papildoma nauda, kurią gauna įmonės, bendradarbiaudamos su išoriniu personalo valdymo partneriu, yra sumažėjusi administracinė našta. Pasak Agnės Sargautės, įmonėms nebereikia steigti papildomų etatų, nuomoti darbo vietų ar sekti nuolat kintančios darbo teisės normų. Šiuos procesus perima patyrusi komanda, leisdama klientui sutelkti dėmesį į pagrindinę veiklą.

Tai ypač svarbu įmonėms, kurios ruošiasi augimui ar susiduria su staigiu darbuotojų poreikiu – vidaus žmogiškųjų resursų dažnai nepakanka tam, kad būtų galima greitai reaguoti. Išorinis partneris turi veikiančius kanalus, kandidatų duomenų bazes ir patirtį, leidžiančią efektyviai užpildyti pozicijas ir sumažinti krūvį esamai komandai.

Tiesa, vis dar pasitaiko bendrovių, kurios iš pradžių skeptiškai vertina galimybę, kad išorinis partneris tinkamai perpras jų veiklos specifiką – ypač techninėse ar nišinėse srityse. Tačiau, kaip rodo praktika, jau pirmieji pokalbiai ir gilinimasis į kliento veiklą padeda tai išsklaidyti. „Headex Group“ tikslas – ne siūlyti bendrinius gyvenimo aprašymus, o pateikti tiksliai atrinktus kandidatus, atitinkančius konkrečios komandos poreikius. Galime pasidžiaugti, kad ne vienas klientas, anksčiau visas atrankas vykdęs savarankiškai, šiandien renkasi nuolatinę partnerystę, nes jau įsitikino, kad kokybiškai atrinkti darbuotojai greičiau įsitraukia, išlieka lojalūs ir prisideda prie įmonės augimo.

Kam ir kada verta pradėti?

Išorinio personalo valdymo partnerio paslaugos aktualios ne tik didelėms korporacijoms. Pasak „Headex Group“, bendradarbiavimą vis dažniau pradeda ir vidutinio dydžio įmonės, kuriose dirba nuo 20 iki 30 darbuotojų ir kurios veikia sparčiai kintančioje aplinkoje – dažnai tai gamybos, logistikos ar tiekimo sektoriai. Tokiose įmonėse personalo klausimai tampa vis sudėtingesni, o esami vidiniai ištekliai nebepakankami efektyviai juos spręsti. Pastaruoju metu pastebima, kad vis daugiau kreipiasi ir mažesnių įmonių, kurių komandoje – vos 10–15 žmonių. Jos dažnai neturi nuolatinio poreikio personalo specialistui, tačiau vertina galimybę turėti lankstų sprendimą be papildomų etatų, skelbimų kaštų ar dokumentacijos rūpesčių.

Remiantis „Headex Group“ praktika, šias paslaugas renkasi tiek įmonės, kurių metinė apyvarta viršija 10 mln. eurų, tiek ir mažesnės, kurių pajamos siekia nuo kelių milijonų eurų. Vis tik sprendimą lemia ne tiek apyvarta ar darbuotojų skaičius, kiek situacijos sudėtingumas: greitas augimas, sezoniškumas, didėjantis administracinis krūvis arba tiesiog noras fokusuotis į pagrindinę veiklą.

Ypač didelis potencialas matomas smulkių ir vidutinių įmonių segmente. Įmonės, turinčios 20 ir daugiau darbuotojų, išorinius partnerius pasitelkia, kai:

• susiduria su projektiniu ar laikinu darbuotojų poreikiu,
• darbuotojų skaičius pradeda sparčiai augti, todėl siekia išvengti dokumentacijos naštos (sutarčių rengimo, darbo laiko apskaitos, teisės aktų laikymosi)
• nori lankstumo – neturi nuolatinio poreikio, bet nori turėti patikimą partnerį, kuris galėtų įsitraukti tik tada, kai jo reikia.

Tokie sprendimai padeda taupyti – tiek laiką, tiek išlaidas. Tai leidžia ne tik greičiau užpildyti pozicijas, bet ir užtikrinti efektyvesnę kasdienę veiklą.

„Headex Group“ – partneris, kuriuo galima pasitikėti

„Headex Group“ siūlo ne tik darbuotojų paiešką ar personalo nuomą, bet ir visapusišką darbo santykių administravimą – nuo sutarčių sudarymo, darbo laiko apskaitos iki darbo užmokesčio skaičiavimo ir teisinių konsultacijų. Tokie sprendimai ypač vertingi gamybos, logistikos, prekybos ir paslaugų sektoriuose, kur reikalingas greitas prisitaikymas prie besikeičiančių sąlygų, lankstumas ir aiškus procesų valdymas.

Tam, kad bendradarbiavimas su išoriniu partneriu duotų maksimalią naudą, svarbu pirmiausia įsivertinti turimus personalo valdymo procesus, aiškiai įvardyti sritis, kuriose kyla daugiausia iššūkių, bei susitarti dėl bendros strategijos. Nuoseklus abipusis dialogas ir rezultatų stebėsena leidžia ne tik efektyviai išnaudoti partnerystės galimybes, bet ir augti kartu su patikimu specialistu šalia.

„Kai turite partnerį, kuris rūpinasi darbuotojų valdymu nuo A iki Z, galite koncentruotis į tai, kas kuria didžiausią vertę – savo produktą, klientą ir augimą“, – pabrėžia A. Sargautė.

Atlaisvinkite komandą nuo kasdienių, mažai vertės kuriančių rutininių užduočių – leiskite jai susitelkti į tai, kas išties svarbu. Formuokite ir stiprinkite grįžimo kultūrą savo įmonėje, o darbuotojų administravimo rūpesčius patikėkite mums. Norite sužinoti daugiau? Užpildykite užklausos formą