Sezoniškumas ir staigus darbuotojų skaičiaus augimas: kaip įmonės valdo administracinį krūvį?

Vienoms įmonėms papildomų darbuotojų prireikia kasmet, prasidėjus sezonui. Kitoms pakanka laimėti naują projektą, kad per kelias savaites komandą tektų padidinti keliomis dešimtimis žmonių. Abiem atvejais kartu su darbuotojų skaičiumi auga ir darbo santykių administravimo apimtis. Kaip su šiuo iššūkiu tvarkosi skirtingų sektorių verslai?

Grūdų eksportuotoja „Agrorodeo“ ir kontaktų centro paslaugas verslui teikianti „Telenordi“ pasirinko dalį darbuotojų administravimo procesų perduoti išorės partneriui. Nors tokį sprendimą lėmė skirtingos aplinkybės, abiem įmonėms buvo svarbu sumažinti vidinį administracinį krūvį ir daugiau dėmesio skirti pagrindinei veiklai.

Sezoninis darbas reikalavo atskiro administravimo

Vienos didžiausių Lietuvos grūdų eksportuotojų „Agrorodeo“ veikloje darbuotojų poreikis priklauso nuo sezono. Intensyviausiu laikotarpiu papildomų žmonių prireikia grūdų supirkimo aikštelėse, kuriose dirbama pamainomis.

Bendrovės generalinio direktoriaus pavaduotoja Dalia Lapinskienė pasakoja, kad bendradarbiavimas su „HEADEX Group“ prasidėjo 2020 m. birželį, ieškant sprendimo, kaip administruoti trumpam laikotarpiui įdarbinamus darbuotojus.

„Mūsų Kretingos aikštelės darbuotojai dirba keliomis pamainomis ir tik kelis mėnesius per metus. Įmonėje naudojama darbo laiko ir apmokėjimo sistema tokiai apskaitai nebuvo pritaikyta, todėl daug ką tekdavo daryti rankiniu būdu – pildyti žiniaraščius, skaičiuoti atlyginimus. Sužinoję, kad šį darbą galime perduoti partneriams, ilgai nesvarstėme“, – pasakoja D. Lapinskienė.

Sezoninių darbuotojų darbo laiko apskaita ir darbo užmokesčio administravimas skyrėsi nuo įprastų biuro darbuotojų procesų. Anksčiau šiems darbams reikėdavo papildomo padalinio vadovės ir buhalterės dėmesio, nors grūdų supirkimo laikotarpiu abi turėdavo kitų svarbių atsakomybių.

Perdavus administravimą išorės partneriui, darbuotojos galėjo daugiau laiko skirti grūdų priėmimui ir apskaitai. Pasak D. Lapinskienės, supaprastėjo ir pats procesas – įmonei nebereikia atskirai rūpintis dalimi sezoninių darbuotojų administravimo užduočių, o už suteiktas paslaugas gaunama viena sąskaita faktūra.

Per dvi savaites komandą gali tekti padidinti 40 darbuotojų

Jeigu „Agrorodeo“ administracinis krūvis išauga sezoniškai, „Telenordi“ darbuotojų poreikis gali pasikeisti kur kas staigiau – laimėjus naują projektą.

Kontaktų centro paslaugas verslui teikiančios bendrovės vadovas Mantas Gruodis sako, kad išorinį darbo santykių administravimo modelį įmonė pasirinko nuo pat veiklos pradžios. Tai leidžia vidinei komandai susitelkti į darbuotojų atranką, mokymus ir veiklos rezultatų stebėjimą.

Pasak jo, sprendimas pagrįstas ir ekonomiškai. Kuriant atskirą administravimo funkciją įmonės viduje, reikėtų investuoti ne tik į darbuotoją, bet ir į programinę įrangą bei darbo vietos išlaikymą.

Tačiau ne mažiau svarbi galimybė prisitaikyti prie greitai besikeičiančio darbuotojų skaičiaus.

„Mūsų veikla labai dinamiška. Pavyzdžiui, galime laimėti didesnį valstybinį konkursą ir per porą savaičių mums prireikia įdarbinti 40 naujų žmonių. Tokiu atveju labai svarbu turėti partnerį, kuris gali greitai perimti su tuo susijusius administracinius procesus. Tai leidžia mums patiems koncentruotis į tai, ką turime padaryti savo verslo pusėje“, – pasakoja M. Gruodis.

Bendradarbiavimo principas paprastas: „Telenordi“ pateikia duomenis apie darbuotojus, jų darbo valandas, priedus ir kitą reikalingą informaciją, o išorės partneris atlieka tolesnius administravimo veiksmus.

M. Gruodžio teigimu, toks modelis padeda ne tik prisitaikyti prie augimo, bet ir mažinti administracinių klaidų riziką. Prireikus partneris gali prisidėti ir prie darbuotojų atrankos.

Darbo santykių administravimas – daugiau nei atlyginimų skaičiavimas

„HEADEX Group“ Lietuvos departamento vadovė Agnė Sargautė pastebi, kad panašių administravimo iššūkių kyla įvairių sektorių įmonėms. Jie ypač išryškėja tada, kai darbuotojų kaita didelė, veikla sezoniška arba darbo laiko apskaita sudėtinga.

„Dirbdami su įmonėmis ir jų HR vadovais matome aiškų dėsningumą: didelę dalį personalo specialistų laiko „suvalgo“ ne pokalbiai su darbuotojais ar darbas su komandomis, o techninės ir administracinės užduotys. Dėl jų HR specialistams neretai lieka mažiau laiko tam, kam jie patys norėtų jo skirti daugiausia – darbui su žmonėmis“, – sako A. Sargautė.

Vienas iš galimų sprendimų – išorinis darbo santykių administravimas. Priklausomai nuo organizacijos poreikių, partneriui gali būti perduodamas įdarbinimas, darbo sutarčių rengimas ir keitimas, darbo laiko bei grafikų apskaita, darbo užmokesčio ir priedų skaičiavimas, atostogų, nedarbingumo ar komandiruočių administravimas.

A. Sargautė pabrėžia, kad tai nereiškia visos personalo valdymo funkcijos perdavimo. Sprendimai dėl darbuotojų ir komandų lieka pačios organizacijos rankose, o išorės partneris perima sutartus administracinius procesus.

Tokiu būdu personalo specialistams atsiranda daugiau galimybių susitelkti į vadovų palaikymą, darbuotojų patirtį, įsitraukimą ir pokyčių komunikaciją.

Kada administravimą verta perduoti išorės partneriui?

„Agrorodeo“ ir „Telenordi“ patirtys rodo, kad poreikis perduoti darbo santykių administravimą gali atsirasti dėl skirtingų priežasčių. Vienu atveju tai pasikartojantis sezoninis krūvis, kitu – būtinybė greitai reaguoti į naujus verslo projektus.

Tačiau, pasak A. Sargautės, svarbiausias kriterijus nėra įmonės veiklos sektorius. Vertėtų įvertinti, kiek vidinių išteklių pareikalauja darbo laiko apskaita, darbo užmokesčio administravimas ir kiti su darbuotojais susiję procesai.

Jeigu šios užduotys pradeda užimti neproporcingai daug komandos laiko, įmonei tenka apsispręsti, ar jas efektyviau atlikti viduje, ar dalį perduoti išorės specialistams.

Abiejų įmonių patirtis rodo, kad vertinant tokį sprendimą svarbios ne tik finansinės sąnaudos. Ne mažiau reikšminga tai, kiek laiko darbuotojai gali skirti pagrindinei verslo veiklai.