Tai ne tik apie darbuotojų įsitraukimą: grįžtamasis ryšys, kuris skatina augimą ir inovacijas

Grįžtamasis ryšys šiandien tampa ne tik komunikacijos įrankiu, bet ir esminiu organizacijos augimo veiksniu. Įmonės, kurios efektyviai naudoja grįžtamąjį ryšį, gali ne tik tobulinti vidinius procesus, bet ir atverti naujas inovacijų, darbuotojų įsitraukimo bei strateginių sprendimų priėmimo galimybes. Ši grįžtamojo ryšio transformacija į augimo katalizatorių keičia organizacijų veiklos ir prisitaikymo prie rinkos dinamikos būdus.
Pasaulinės tendencijos rodo, kad organizacijos, kurios sistemingai integruoja grįžtamąjį ryšį į savo augimo strategijas, pralenkia konkurentus pagal svarbiausius veiklos rodiklius. Pasak neseniai atlikto „McKinsey“ tyrimo, įmonės, kurios prioritetą teikia grįžtamojo ryšio mechanizmams, užtikrina iki 25% didesnį pajamų augimą ir 21% didesnį pelningumą, palyginti su tomis, kurios to nedaro. Be to, organizacijos, kurios puoselėja atvirą grįžtamojo ryšio kultūrą, net 4,6 karto dažniau kuria inovatyvius sprendimus, lyginant su organizacijomis, kurios neturi formalios grįžtamojo ryšio sistemos.
Šiame straipsnyje dalinamės savo patirtimi, kaip tinkamai naudojamas grįžtamasis ryšys gali padidinti organizacijos augimą pagerinant sprendimų priėmimą, skatinant inovacijas ir didinant darbuotojų įsitraukimą.

Grįžtamasis ryšys kaip strateginis augimo svertas

Grįžtamasis ryšys yra vienas iš pagrindinių strateginių įrankių, padedančių įmonėms augti ir tobulėti. Įtraukiant grįžtamąjį ryšį į organizacijos valdymo procesus galima greitai ir tiksliai įvertinti esamas problemas, identifikuoti efektyviausius veiklos būdus ir formuoti strategines kryptis. Vadovai, aktyviai naudojantys grįžtamąjį ryšį iš darbuotojų, gali priimti geriau informuotus sprendimus, kurie atspindi vidinį organizacijos klimatą bei išorės poreikius.
Be to, sistemingas grįžtamojo ryšio naudojimas padeda formuoti ilgalaikę įmonės strategiją, leidžiančią greičiau prisitaikyti prie rinkos pokyčių. Tai ypač svarbu šiuolaikinėse dinamiškose rinkose, kur konkurencingumas priklauso nuo gebėjimo laiku identifikuoti naujas galimybes. Organizacijos, kurios įtraukia grįžtamąjį ryšį į augimo planavimą, gali efektyviau paskirstyti išteklius ir įgyvendinti inovatyvius sprendimus. Tai leidžia ne tik išlaikyti konkurencinį pranašumą, bet ir nuolat skatinti tvarų augimą.

Grįžtamasis ryšys kaip inovacijų katalizatorius

Inovacijos – būtinas elementas, užtikrinantis įmonės ilgalaikį išlikimą ir augimą, o grįžtamasis ryšys čia vaidina lemiamą vaidmenį. Atviros grįžtamojo ryšio kultūros puoselėjimas leidžia organizacijoms pasinaudoti darbuotojų kūrybiškumu ir įžvalgomis, kurios dažnai tampa pagrindu naujiems produktams, paslaugoms ar veiklos procesams. Organizacijos, kurios integruoja grįžtamąjį ryšį į inovacijų procesus, dažniausiai pasiekia didesnį rinkos lankstumą ir gebėjimą greičiau atsakyti į besikeičiančius vartotojų poreikius.
Be to, grįžtamasis ryšys gali paskatinti vidinių procesų inovacijas, leidžiant organizacijai tobulėti iš vidaus. Darbuotojai, kurie kasdien susiduria su operaciniais iššūkiais, gali pasiūlyti praktinius ir efektyvius sprendimus, kurių vadovybė gali nepastebėti. Organizacijos, skatinančios inovatyvų mąstymą per grįžtamąjį ryšį, turi didesnes galimybes sukurti naujus veiklos modelius, kurie pagerina efektyvumą ir mažina sąnaudas, tuo pačiu išlaikant aukštą konkurencinį pranašumą.

Darbuotojų įsitraukimo ir produktyvumo didinimas

Darbuotojų įsitraukimas yra tiesiogiai susijęs su jų darbo produktyvumu, o grįžtamasis ryšys yra vienas iš svarbiausių veiksnių, lemiančių aukštą įsitraukimo lygį. Kai darbuotojai jaučia, kad jų nuomonė yra girdima ir vertinama, jie labiau įsitraukia į darbo procesus ir jaučiasi atsakingi už organizacijos sėkmę. „Gallup“ tyrimai rodo, kad organizacijos, kurios nuolat naudoja grįžtamąjį ryšį, pasiekia iki 17% aukštesnį produktyvumo lygį. Ši sistema ne tik stiprina darbuotojų motyvaciją, bet ir padeda organizacijai greičiau reaguoti į kylančias problemas, tokiu būdu užtikrinant aukštą veiklos kokybę.
Grįžtamasis ryšys taip pat yra galingas darbuotojų ugdymo įrankis. Reguliarus grįžtamasis ryšys leidžia identifikuoti kiekvieno darbuotojo stipriąsias puses bei sritis, kurias galima tobulinti. Tinkamai pateiktas grįžtamasis ryšys skatina darbuotojus nuolat tobulėti ir siekti geresnių rezultatų. Be to, darbuotojai, kurie gauna teigiamą grįžtamąjį ryšį už gerai atliktus darbus, labiau linkę išlaikyti aukštą produktyvumo lygį. Tai leidžia organizacijai ne tik išlaikyti, bet ir didinti ilgalaikį darbuotojų produktyvumą bei įsitraukimą.

Grįžtamojo ryšio sistema HEADEX Group

Organizuodami administracijos veiklą, grįžtamojo ryšio sistemą savo įmonėje formuojame trimis kryptimis: darbuotojas ir vadovas, įmonė ir darbuotojas, darbuotojas ir įmonė. Personalo departamento vadovė Toma dalinasi, kad „grįžtamojo ryšio sistema yra svarbi mūsų įmonės kultūros dalis, puoselėjama jau ne vienus metus. Ji mums leidžia ne tik orientuotis į individualų darbuotojų, tačiau ir į visos įmonės augimą. Kitaip tariant, tai dvikryptis judėjimas, kuris yra naudingas abiem pusėms.“

1. Darbuotojas ir vadovas:  

• Kasdieniai ir savaitiniai ASAICHI susirinkimai leidžia operatyviai teikti grįžtamąjį ryšį apie kasdienių tikslų įgyvendinimą, identifikuoti problemines vietas bei nusimatyti jų sprendimo būdus.
• Kas dvisavaitiniai vienas su vienu susitikimai leidžia operatyviai aptarti einamuosius darbus bet ir užtikrinti laiką tarpusavio pokalbiui apie emocinę darbuotojo gerovę. Tai laikas ir erdvė pasidalinti mintimis ne tik apie tai, kaip sekasi įgyvendinti turimas užduotis, tačiau ir apie tai, kuo kiekvienas gyvena.
• Metinis SMART tikslų išsikėlimas, o tada ketvirtiniai jų aptarimo susitikimai leidžia nenukrypti nuo užsibrėžtų tikslų įgyvendinimo ir apžvelgti jų įgyvendinimo progresą bei įvertinti galimų korekcijų poreikį.
• Metinis veiklos vertinimas leidžia aptarti darbuotojo progresą metų laikotarpyje bei išskirti stiprintinas savybes, kartu nusimatyti kompetencijų tobulinimo būdus bei aptarti darbuotojo karjeros lūkesčius ir nusimatyti, kaip jie gali būti pasiekti.
• Papildomai atliekamas vadovų 360 vertinimas, kuris leidžia įvertinti vadovų stipriąsias bei tobulintinas savybes.

2. Įmonė ir darbuotojas:  

• Savaitiniai komandos susitikimai yra skirti aptarti, kas vyksta įmonės mastu tam, kad darbuotojas jaustų kuo gyvena ne tik jo departamentas, tačiau ir visa įmonė.
• Mėnesinis įmonės rezultatų aptarimas padeda darbuotojams pamatyti, kaip jų kasdienis įdirbis atsispindi galutiniuose įmonės rezultatuose.
• Ketvirtiniai pristatymai skirti apibendrinti praėjusio ketvirčio rezultatus bei visiems pristatyti, kur link judėsime sekančiame ketvirtyje. Papildomai, susitikimo metu yra aptariami strateginių projektų statusai. Toks rezultatų aptarimas leidžia darbuotojams pamatyti, kuo gyvena paskiri departamentai, kokias pergales jie švenčia ar su kokiais iššūkiais susiduria, o tai leidžia susidaryti platesnį vaizdą, kas vyksta įmonėje ir kur link visi judame.
• Na o metinis rezultatų aptarimo renginys jau skirtas visų metų apžvalgai ir kitų metų planams bei strateginėms kryptims aptarti.

3. Darbuotojai ir įmonė:  

• Kasmet atliekamas įsitraukimo tyrimas yra skirtas ne tik įvertinti, kaip darbuotojai jaučiasi 5 pagrindinėse srityse (pasitikėjime organizacija, sutelkiančioje lyderystėje, prasmingame darbe, įgalinančioje darbo aplinkoje, pripažinime ir įsitraukime), tačiau ir kartu nustatyti, kuriuose srityse yra būtini korekciniai veiksmai, reikalingi visiems priimtinos darbo aplinkos kūrimui.
• Įmonėje įdiegtas KAIZEN metodas leidžia darbuotojams proaktyviai įsitraukti į procesų tobulinimą siūlant tiek paprastus, tiek inovatyvius sprendimus.

Svarbu nepamiršti, kad norint savo įmonėje turėti iš ties sėkmingą grįžtamojo ryšio sistemą, ją reikia integruoti įmonės kultūroje. „Tik vieningą matymą turinčioje, atvirumu ir abipusiu pasitikėjimu grįstoje įmonės kultūroje gali gyvuoti naudą nešanti grįžtamojo ryšio sistema.“ – sako Toma.
Tuo tarpu siekiant grįžtamąjį ryšį maksimaliai orientuoti į įmonės augimą, greta aukščiau išvardintų, papildomai įmonės veikloje taikomos ir kitos grįžtamojo ryšio formos: rinkos analizės, nuolatinė įvairių rodiklių stebėsena, vidiniai ir išoriniai tyrimai, periodinės klientų, kandidatų bei projektų darbuotojų apklausos. Visa tai leidžia gerokai plačiau vertinti situaciją ir priimti labiau duomenimis grįstus sprendimus.

Kaip kurti didžiausią naudą kuriančią grįžtamojo ryšio sistemą

Gausu grįžtamojo ryšio ir metodų ir kanalų, todėl kiekviena įmonė, atsižvelgusi į savo tikslus, turėtų rinktis jiems tinkamiausius sprendimus. Visgi, norint pasiekti maksimalų rezultatą, visuomet pravartu vadovautis pagrindiniais principais, kurie padeda sukurti aukštos kokybės, vertę kuriančią grįžtamojo ryšio sistemą.

1. Aiškiai apibrėžta grįžtamojo ryšio kultūra 

• Atvirumo ir pasitikėjimo skatinimas: siekiant, kad grįžtamasis ryšys būtų vertingas, svarbu, jog darbuotojai ir vadovai jaustųsi laisvai teikdami ir gaudami atsiliepimus. Atvirumas, pagarba ir nuolatinis komunikavimas yra pagrindiniai faktoriai, lemiantys grįžtamojo ryšio sistemos sėkmę.
• Nulinė baimė dėl pasekmių: darbuotojai turi būti tikri, kad grįžtamasis ryšys nesukels neigiamų pasekmių jų karjerai ar santykiams darbe. Tai kuria pasitikėjimo atmosferą ir motyvuoja teikti atvirą bei nuoširdų grįžtamąjį ryšį.
• Dviejų krypčių grįžtamasis ryšys: sėkminga grįžtamojo ryšio sistema veikia abiem kryptimis. Vadovai turi būti pasiruošę ne tik teikti grįžtamąjį ryšį darbuotojams, bet ir priimti atsiliepimus iš jų. Tai skatina geresnį tarpusavio supratimą ir tobulina vadovavimo procesus. Be to, grįžtamasis ryšys neturi apsiriboti tik darbuotojo ir vadovo santykiu – tai yra ir komandos lygmens bei visos organizacijos masto procesas, siekiant didesnio aiškumo.

2. Grįžtamojo ryšio reguliarumas ir nuoseklumas: siekiant ilgalaikės sėkmės, grįžtamasis ryšys turi būti nuoseklus ir dažnas. Tiesioginiai pokalbiai (vienas su vienu) ar komandiniai susitikimai gali vykti kas savaitę, mėnesį ar ketvirtį. Nuolat renkant ir aptariant grįžtamąjį ryšį, sumažinamos didesnės problemos, kurios gali kauptis laikui bėgant.

3. Grįžtamojo ryšio efektyvumo vertinimas 

• Matuojami rezultatai: Siekiant sukurti sistemą, kuri būtų ne tik veiksminga, bet ir naudinga, būtina nuolat vertinti grįžtamojo ryšio efektyvumą. Tai gali apimti tiek darbuotojų apklausas, tiek veiklos rodiklių analizę. Nuolatinė peržiūra padės pritaikyti sistemą pagal besikeičiančius organizacijos poreikius.
• KPI (pagrindiniai veiklos rodikliai): Galima stebėti tokius rodiklius kaip darbuotojų įsitraukimas, veiklos našumas ar inovacijų kūrimo greitis, siekiant išmatuoti grįžtamojo ryšio sistemos poveikį įmonės augimui.

Grįžtamasis ryšys nebėra tik komunikacijos įrankis; tai yra strateginis įrankis, kurį organizacijos gali panaudoti, siekdamos užtikrinti tiek darbuotojo, tiek ir verslo augimą. O raktas į maksimalų organizacijos augimą slypi grįžtamojo ryšio suvokime kaip nuolatiniame, strateginiame procese, kuris apima kiekvieną verslo aspektą. Įmonės, kurios priims šį požiūrį, ne tik pasieks savo augimo tikslus, bet ir sukurs atsparią bei inovatyvią organizaciją, gebančią užtikrinti ilgalaikę sėkmę.