Kaip pasiruošti 2025-ųjų metų personalo valdymo biudžetui: esminiai žingsniai ir praktika

Artėjant 2025-iesiems, personalo vadovai aktyviai ieško sprendimų, kaip adaptuotis prie kintančių darbuotojų poreikių ir darbo rinkos realijų. „Kiekvienais metais, įmonės žvalgosi rinkoje. Ir lyginasi. Tai natūralu, nes konkurencinė aplinka – vienas iš faktorių lemiančių talentų pasiskirstymą. Tačiau, tendencijos rodo, kad skirtingai nuo pozicijų ir rolių, vien darbo užmokesčio nebeužtenka. Čia svarbi sinergija tarp įmonės pasirinktos kultūros ir vertybių krypties, ir bendro naudų krepšelio darbuotojui.“ – sako personalo departamento vadovė Toma Stonkienė.

Būtent šios tendencijos skatina personalo vadovus iš naujo pažvelgti į biudžeto ir kompensacijų strategijas, ieškant būdų, kaip ne tik patenkinti organizacijos tikslus, bet ir sukurti aplinką, kurioje darbuotojai jaustųsi vertinami ir įsitraukę. Šiame straipsnyje dalinamės įžvalgomis, į ką atkreipti dėmesį planuojant kitų metų biudžetą.

1. Suderinkite personalo departamento tikslus su organizacijos tikslais

Norint efektyviai planuoti ir paskirstyti personalo biudžetą, būtina užtikrinti, kad personalo valdymui skirtos iniciatyvos tiesiogiai palaikytų bendrus organizacijos tikslus. Toks suderinimas leidžia šioms investicijoms ne tik gerinti personalo efektyvumą, bet ir aktyviai prisidėti prie verslo augimo bei konkurencingumo didinimo. Toma papildo, kad „personalo strategija turi būti nuosekli su įmonės nusimatyta strategija. Jos tarpusavyje turi būti sukalibruotos ir atsakyti į esminį klausimą „kaip bus užtikrintas ilgalaikis įmonės augimas“.

Štai pavyzdžiui, įmonei plečiantis į naujas rinkas, personalo biudžetas turėtų būti nukreiptas į naujų talentų pritraukimą bei mokymus būtent tose geografinėse vietovėse, kur numatoma plėtra. Arba, pavyzdžiui, jei organizacija siekia inovacijų, personalo biudžetas gali būti naudojamas pažangių kompetencijų vystymui per mokymus ir plėtrą, auginant vidinius talentus ir skatinant darbuotojų kūrybingumą. Tokiu būdu personalo departamentas savo veikla ne tik atlieps organizacijos poreikius, bet ir bus strateginiu verslo partneriu, tiesiogiai prisidedančiu prie įmonės augimo.

2. Analizuokite istorinius duomenis ir prognozuokite ateities poreikius

Peržiūrėjus ankstesnes personalo išlaidas, galima įžvelgti išlaidų struktūrą ir tobulintinas sritis. Ši analizė padeda prognozuoti būsimus personalo poreikius, tokius kaip darbuotojų paieška, mokymai ir darbuotojų gerovė. Vena Solutions tyrimas pabrėžia nuolatinio biudžetavimo proceso svarbą, leidžiančią personalo komandai koreguoti paskirstymą atsižvelgiant į realius duomenis ir besikeičiančius verslo poreikius.

Tuo tarpu Toma dalinasi, kad praktikoje, komandai planuojant kitų metų biudžetą, visada vadovaujamasi „šviesoforo principu“: „Nusimatant personalo strategiją, iš kurios ir nusimato biudžetas, reikia nebijoti savęs kritikuoti. Smarkiai. Tam, kad būtų įvardintos visos įmanomos paklaidos ir, svarbiausia, tos, kurios kainuos brangiausiai. Kai jas rasite, nusimatykite planą B, kaip rezervą. Mes taikome šviesoforo principą. Planas A – žalia, viskas „važiuoja“ pagal numatytą planą, planas B – oranžinė, reikalingos papildomos priemonės ir lėšos (pvz, spartus augimas, kurio nenusimatėme, bet jį įsivertinome, nusimatėme kokių veiksmų tokiu atveju imsimės, kiek tai gali kainuoti ir ar turime aiškius kriterijus, kada ir kodėl verta imtis), ir planas C – raudonas, kritinis, kuomet turime force majore. Juos lygiai taip pat reiktų įsivertinti ir turėti bent jau kryptis, ką tuomet daryti.“

3. Nustatykite prioritetus pagrindinėms personalo valdymo iniciatyvoms

Atsižvelgiant į biudžeto apribojimus, svarbu pirmiausia skirti dėmesį toms iniciatyvoms, kurios užtikrina didžiausią grąžą. Pagrindinės sritys, į kurias visuomet verta investuoti:

• Vadovų ir lyderių ugdymas. Remiantis Gartner duomenimis, net 75% personalo vadovų teigia, kad vadovai jaučiasi pervargę, todėl investicijos į lyderystės ugdymo programas yra itin svarbios. Tuo tarpu Harvard Business Publishing atliktas tyrimas atskleidė, kad tik 46% organizacijų šiandien siekia pagerinti darbuotojų įsitraukimą ir produktyvumą per lyderystės ugdymą, vadinasi potencialo čia yra dar gana daug.
• Organizacinė kultūra. Stiprios organizacinės kultūros formavimas gali padidinti darbuotojų įsitraukimą ir sumažinti kaitą. Gartner duomenimis, 57% personalo vadovų mano, kad vadovai nepakankamai palaiko įmonės kultūrą, todėl reikalingos tikslinės iniciatyvos. Tuo tarpu SHRM tyrimas atskleidė, kad nors 21% personalo specialistų pastebėjo organizacinės kultūros pagerėjimą nuo pandemijos pradžios, visgi 24% teigė, kad kultūra pablogėjo, pabrėžiant nuolatinės kultūros priežiūros svarbą.
• Strateginis darbo jėgos planavimas. Tik 15% įmonių užsiima strateginiu darbo jėgos planavimu, tačiau siekiant maksimalaus efektyvumo personalo specialistai privalo numatyti būsimus talentų poreikius ir suderinti juos su verslo tikslais. Tą patvirtina ir  McKinsey & Company, kurie pabrėžia, kad organizacijos, kurios efektyviai planuoja darbo jėgą, gali geriau prisitaikyti prie rinkos pokyčių ir išlaikyti konkurencinį pranašumą.

4. Investuokite į technologijas

Šiandienos darbo rinkoje technologijų integracija verslo procesuose yra ne tik galimybė, bet ir būtinybė. Automatizacija ir dirbtinis intelektas (DI) leidžia ne tik optimizuoti įvairias operacijas, bet ir transformuoti darbo jėgos valdymą, padarant jį efektyvesnį, greitesnį ir labiau orientuotą į rezultatus.

• Automatizacija. Automatizuoti sprendimai, tokie kaip darbo užmokesčio apdorojimas, dokumentų valdymas ar atostogų prašymų tvarkymas, padeda sumažinti administracinę naštą ir sutaupyti iki 40% laiko, kuris tradiciškai skiriamas rankiniams procesams. Pasak Deloitte, 73% organizacijų, diegusių procesų automatizaciją, pastebėjo ženklią darbo efektyvumo ir tikslumo pažangą.
• Dirbtinis intelektas. DI įrankiai, tokie kaip personalo atrankos algoritmai ar prognozuojamosios analizės platformos, leidžia personalo departamentams geriau suprasti darbuotojų poreikius ir numatyti ateities tendencijas. Pavyzdžiui, DI gali analizuoti kandidato duomenis, identifikuodamas tinkamiausius talentus per trumpesnį laiką. Pasak McKinsey, DI gali padidinti darbo našumą iki 20%, kai naudojamas darbuotojų atrankoje ir įsitraukimo programose.
• Duomenimis grįsti sprendimai. Technologijos suteikia personalo specialistams galimybę priimti duomenimis pagrįstus sprendimus. Naudojant analitines platformas, galima sekti darbuotojų įsitraukimą, produktyvumą ar net nuspėti, kurie darbuotojai gali svarstyti apie išėjimą iš darbo. LinkedIn atlikta apklausa rodo, kad net 68% personalo profesionalų naudoja duomenų analizę siekdami priimti strateginius sprendimus.
• Ateities technologijos. Investicijos į lanksčias ir pritaikomas technologijas, tokias kaip debesijos sprendimai ar mobiliosios platformos, užtikrina, kad personalo departamento funkcijos būtų pasirengusios prisitaikyti prie besikeičiančių verslo poreikių. Gartner duomenimis, 55% HR vadovų mano, kad jų dabartinės technologijos neatitinka kintančių verslo poreikių, pabrėžiant poreikį inovatyviems sprendimams.

Investicijos į technologijas, ypač automatizaciją ir dirbtinį intelektą, ne tik sumažina sąnaudas, bet ir pagerina personalo procesų kokybę bei greitį, leidžiant organizacijoms išlaikyti konkurencinį pranašumą. Toma papildo, kad technologinė pažanga personalo biudžetą „kol kas koreguoja augančiomis investicijomis. Nes reikalingoms sistemoms reikalingi jas aptarnaujantys specialistai. Tačiau ateitis – labai šviesi. Susitvarkius ir susiefektyvinus darbo organizavimą, tą patį atlygį ir net tikiuosi, kur kas didesnį, galėsime sukurti, įdėdami mažiau laiko ir energijos. Tačiau iki ten nueiti, dar ilgokas kelias. Kuriame randasi nemažai iššūkių.“

5. Išlaikykite konkurencingą kompensacijų strategiją

Aukštas infliacijos lygis kelia iššūkių tiek darbuotojams, tiek darbdaviams. Pasak World Economic Forum, net 75% darbuotojų mano, kad jų darbo užmokestis nesuderintas su augančiomis gyvenimo išlaidomis, todėl organizacijos turi peržiūrėti ir reguliariai atnaujinti savo kompensacijų paketus, kad jie atitiktų rinkos sąlygas. Toma akcentuoja, kad „Lietuvoje infliacija nurimo, o ekonomistai prognozuoja, kad vidutinis atlygio krepšelio kilimas bus per 6-7 %, kas yra jau tapę klasikine pastarųjų metu prognoze. Ir nors praktika rodo, kad turėjome ir radikalesnių šuolių, tačiau mano nuomone, jų nebeturėtų būti, nes šiuo metu išgyvename sudėtinga laikotarpį, kuomet kylančio darbuotojų darbo užmokesčio greitis nebekoreliuoja su BVP. Todėl efektyvumas yra ir bus didžiausias mūsų nūdienos galvos skausmas, tačiau ir vienintelis vaistas.“

Be to, svarbu nepamiršti, kad konkurencinga strategija, pavyzdžiui, apimanti priedus už pasiekimus, taip pat gali padėti išlaikyti talentingus darbuotojus.

6. Optimizuokite naudų paketus, skirkite dėmesį fizinei ir emocinei darbuotojų gerovei

Darbuotojų gerovė ir subalansuotas naudų paketas yra neatsiejami nuo šiuolaikinės personalo strategijos, orientuotos į darbuotojų pasitenkinimą ir įsitraukimą. Organizacijos, kurios investuoja į darbuotojų psichinę ir fizinę sveikatą, kartu siūlydamos lanksčius ir patrauklius naudų paketus, užsitikrina didesnį darbuotojų lojalumą ir produktyvumą.

Darbuotojų psichinė sveikata pastaruoju metu tapo vienu pagrindinių organizacijų prioritetų. Pasak Gallup, įmonės, kurios aktyviai diegia gerovės programas, sumažina darbuotojų kaitą iki 41%. Tokios iniciatyvos kaip emocinės paramos programos, lankstus darbo grafikas ar galimybė naudotis psichinės sveikatos specialistų paslaugomis stiprina darbuotojų pasitenkinimą ir motyvaciją. Toma atkreipia dėmesį, kad „kad planuojant biudžetą emocinei ir fizinei darbuotojų gerovei užtikrinti, ne viską galima apibrėžti pinigais. Tiek fizinė, tiek emocinė gerovė yra be galo svarbi, tačiau pirmiausia jos stiprinimo poreikį reikėtų įsivertinti esamame momente. Neretai, sprendimai yra be galo paprasti ir kainuojantys vadovo ir darbuotojo laiko ir/arba kompetencijų (mokymų biudžeto planavime, reikalinga nusimatyti ką ugdyti, kad gerėtų darbuotojų emocinė sveikata?, kas turėtų pasikeisti darbo santykiuose ar organizacinėje veikloje?, pvz vadovo geba atliepti komandos poreikį palaikyti ryšį ir būti išgirstam?)“

Svarbu ir tai, kad darbuotojai vis dažniau ieško ne tik konkurencingo atlygio, bet ir papildomų naudų, kurios pagerintų jų gyvenimo kokybę. FlexJobs tyrimas rodo, kad net 80% darbuotojų prioritetą teikia lankstiems darbo grafiko ar nuotolinio darbo pasiūlymams. Toma sako, kad vertinant augančius darbuotojų lūkesčius dėl lankstumo, nuotolinio darbo ir papildomų naudų reikėtų „nesivaikyti mados vėjų, ir visų pirma atsakyti į klausimą, koks turinys atneš didžiausią galimą vertę įmonei ir pasitenkinimą darbuotojui. Kitaip tariant, aiškiai įvardinti, koks darbo organizavimo būdas bus tinkamiausias organizacijai ir leis pritraukti reikiamus darbuotojus. Šioje vietoje tikslinga dar kartą peržvelgti įmonės viduje veikiančia vertės grandinę, kas kokiu būdu atliekama/gali būti atlikta? Kokias rizikas reikės valdyt darant darbo organizavimo pokyčius? Koks, vykdant pokytį, gali būti reikalingas kompetencijų ugdymo planas ir kiek tai kainuos? Paprasčiau tariant, reikalinga pasiskaičiuoti „atvejį“ ir įsivertinti investicijų grąžą“.

Efektyvus personalo valdymo biudžetas 2025-iems metams reikalauja strateginio, duomenimis grįsto požiūrio, kuris suderintų organizacijos tikslus, prognozuotų ateities poreikius ir išliktų lankstus pokyčiams. Sutelkiant dėmesį į pagrindines iniciatyvas, investuojant į technologijas ir išlaikant lankstumą, personalo vadovai gali užtikrinti, kad jų biudžetai ne tik palaikytų, bet ir skatintų organizacijų sėkmę artėjančiais metais.