Rekomenduok draugą
Kaip išėjimo pokalbius paversti malonia ir naudinga patirtimi? 2025-01-14

Kaip išėjimo pokalbius paversti malonia ir naudinga patirtimi?

Personalo valdymo srityje išėjimo pokalbiai vis dar dažnai laikomi paprastu formalumu – paskutine „varnele“ atsisveikinimo su darbuotoju proceso sąraše. Visgi, jie turi milžinišką potencialą tapti įmonės augimo įrankiu: tinkamai organizuojami išėjimo pokalbiai suteikia įžvalgų, kurios gali pagerinti darbuotojų išlaikymą, darbo kultūrą ir vadovavimo praktiką. Be to, jie gali paversti išeinančius darbuotojus organizacijos ambasadoriais, išsaugant gerus santykius ir skatinant ilgalaikį lojalumą. „Darbo keitimas nėra nusikaltimas. Geriausiu atveju – tai abipusiai priimtas sprendimas, kur „skyrybos“ reiškia galimybę dalintis ir patirti plačiau, o ne tik konfliktą.“ – dalinasi mūsų Personalo departamento vadovė Toma Stonkienė.

Tačiau kaip užtikrinti, kad išėjimo pokalbis būtų ne tik naudingas organizacijai, bet ir maloni patirtis darbuotojui? Šiame straipsnyje apžvelgiamos naujausios tendencijos, patikrintos strategijos ir praktiniai sprendimai, padėsiantys tą pasiekti.

Kodėl išėjimo pokalbiai yra svarbūs?

SHRM duomenimis, 77 % organizacijų išėjimo pokalbius naudoja tam, kad pagerintų esamų darbuotojų patirtį, visgi, tik 48 % jų teigė, kad tokie pokalbiai lėmė realius pokyčius įmonės tvarkose ir praktikose. „Tuo atveju, jeigu išėjimo pokalbis yra tik formalumas, tai ir jo turinys nusėda kažkur tarp dviejų žmonių minčių užkaborių ar užrašų knygutės paraštėse. Tačiau, jeigu tuos duomenis, kuriuos susirenkame – įveiklinsime, tai yra ne tik klausime, bet ir darysime įžvalgas bei jas įsivertinę nusimatysime veiksmus, jų vertė bus pokytis, apie kurio poreikį iki pokalbių – nežinojome.“ – apibendrina Toma.

Pagrindiniai išėjimo pokalbių privalumai:

  • Grįžtamasis ryšys ir organizacijos stipriųjų ir silpnųjų pusių nustatymas. Išėjimo pokalbiai suteikia galimybę sužinoti, kodėl darbuotojas nusprendė palikti organizaciją, ir kokios yra pagrindinės priežastys. Tai gali padėti identifikuoti problemas, kurios gali būti neakivaizdžios kasdieniniame darbe.
  • Darbo kultūros tobulinimas.  Informacija apie tai, kas nepatiko darbuotojui ar kas buvo neefektyvu, gali būti naudojama darbo aplinkai gerinti ir kultūrai keisti.
  • Darbuotojų išlaikymo strategijos tobulinimas. Jei dažnai išgirstama panašių priežasčių, dėl kurių darbuotojai palieka įmonę, tai gali tapti ženklu organizacijai, kad reikalingi pokyčiai darbuotojų išlaikymo srityje.
  • Talentų valdymo gerinimas. Išsiaiškinus, kokios priežastys lėmė darbuotojų išėjimą, organizacija gali geriau planuoti savo talentų valdymo strategijas, ieškoti naujų būdų pritraukti ir išlaikyti talentus, taip pat užkirsti kelią vertingų specialistų praradimui.
  • Reputacijos gerinimas. Organizacija, kuri aktyviai naudojasi tokiais pokalbiais ir reaguoja į darbuotojų grįžtamąjį ryšį, rodo atsakomybę ir rūpestį savo darbuotojais.
  • Konfliktų sprendimo galimybės. Išėjimo pokalbio metu darbuotojai gali atskleisti nesutarimus ar konfliktus. Tai gali suteikti organizacijai galimybę išspręsti problemas, kurios galbūt buvo ignoruojamos, ir pagerinti tarpasmeninius santykius ateityje.

„Tokie pokalbiai yra labai vertingas įrankis organizacijai, padedantis tobulinti vidinę aplinką, pagerinti darbuotojų patirtį ir užtikrinti ilgalaikį įmonės augimą bei sėkmę“ – apibendrina Toma. Tuo tarpu prastai atliktas išėjimo pokalbis, priešingai, rizikuoja sugriauti santykius ir prarasti svarbias įžvalgas.

Šiuolaikinės išėjimo pokalbių tendencijos

Keičiantis suvokimui apie išėjimo pokalbių svarbą, jie vis dažniau tampa įrankiu, leidžiančiu gauti vertingų įžvalgų apie organizacijos „sveikatą“ ir darbuotojų pasitenkinimą. Dabartinės tendencijos orientuotos į pažangius duomenų rinkimo metodus, išsamią atsiliepimų analizę ir veiksmingą pokyčių įgyvendinimą. „Duomenų rinkimo metodus geriausia išsirinkti pagal kiekvienos įmonės veiklos modelį ir duomenų rinkimo tikslą bei aktualumą. Prieš renkantis programą svarbu sau atsakyti, kokią informaciją rinksite, kokiu tikslu ją naudosite (kam Jums jos reikia), kokia auditorija naudosis programa ir kitus aktualius klausimus. Blogiausia, kas gali įvykti – turite gudrų technologinį sprendimą, kuriuo nemoka naudotis Jūsų darbuotojai, o suvesti duomenys nėra aktualūs ar naudojami. Kitaip sakant, duomenys patys iš savęs, jeigu neturi tikslo, nėra prasmingi.ׅ“ – dalinasi Toma. Tuo pačiu ji primena, kad „jeigu dar tik pradedate rinkti duomenis ir respondentų nedaug, tikrai užteks pačių paprasčiausių duomenų rinkimo platformų ar kitų sprendimų. Daug svarbiau nei platforma yra duomenų tikslumas, jų analizė ir išvados.“

Nors tendencijos rodo, kad daugiausiai dėmesio yra (ir bus) skiriama technologijų integracijai ir sistemingam duomenų rinkimui bei apdorojimui, nepamirštamas ir žmogiškasis faktorius:

  1. Technologijų integracija. Įmonės vis dažniau naudoja skaitmenines platformas ir DI (dirbtinio intelekto) sprendimus, siekdamos optimizuoti išėjimo pokalbių procesą. Šios technologijos palengvina atsiliepimų rinkimą ir analizę, leidžia realiuoju laiku gauti įžvalgų apie darbuotojų kaitą. Pavyzdžiui, DI įrankiai padeda nustatyti pasikartojančius modelius darbuotojų išėjimo duomenyse, todėl problemos gali būti sprendžiamos greitai ir efektyviai.
  2. Įvairiapusės atsiliepimų rinkimo priemonės. Norėdamos gauti visapusišką vaizdą apie darbuotojų patirtį, įmonės taiko įvairius atsiliepimų rinkimo metodus. Be tradicinių pokalbių akis į akį, naudojami internetinės apklausos, vaizdo skambučiai ir papildomi pokalbiai praėjus keliems mėnesiams po darbuotojo išėjimo. Šis daugiakanalis požiūris leidžia surinkti platesnius ir gilesnius duomenis apie darbuotojo kelionę įmonėje.
  3. Dėmesys anonimiškumui ir konfidencialumui. Konfidencialumo užtikrinimas yra itin svarbus išėjimo pokalbio sėkmei. Kai darbuotojai pasitiki, kad jų atsiliepimai išliks anonimiški, jie labiau linkę pateikti nuoširdžias ir naudingas įžvalgas. Šis pasitikėjimas yra esminis, siekiant gauti autentiškus duomenis, kurie galėtų paskatinti reikšmingus pokyčius organizacijoje.
  4. Kultūrinis jautrumas. Globalioje darbo rinkoje itin svarbu suprasti kultūrinius skirtumus. Išėjimo pokalbių pritaikymas prie skirtingų kultūrų užtikrina tikslesnį ir labiau pritaikomą grįžtamąjį ryšį:
    • Tiesioginio bendravimo kultūrose, pavyzdžiui JAV ar Vokietijoje, kur vertinamas tiesumas ir aiškumas, darbuotojai jaučiasi patogiau, kai jiems klausimai formuluojami konkrečiai: „Kas labiausiai trukdė jūsų produktyvumui šiame darbe?“ ar „Kokią pagalbą ar išteklius būtumėte norėję gauti iš savo vadovo?“
    • Netiesioginio bendravimo kultūrose, pavyzdžiui, Japonijoje ar Pietryčių Azijos šalyse, žmonės gali vengti tiesioginės kritikos ar atvirumo darbdavio atžvilgiu, todėl jiems užduodami klausimai galėtų būti formuluojami neutraliu tonu, pavyzdžiui: „Kokie darbo aspektai, jūsų nuomone, galėtų būti patobulinti?“, „Ar yra dalykų, kurie, jūsų manymu, galėtų dar labiau pagerinti jūsų kolegų patirtį?“ Tokie klausimai skatina dalintis įžvalgomis netiesiogiai, nekeliant nepatogumo.
  5. Ilgalaikiai stebėjimai. Progresyvios organizacijos vis dažniau taiko papildomus pokalbius po kelių mėnesių nuo darbuotojo išėjimo. Ši praktika suteikia gilesnių įžvalgų apie buvusių darbuotojų ilgalaikį požiūrį į įmonę ir padeda nustatyti problemas, kurios galėjo būti nepastebėtos jų darbo metu.
  6. Duomenimis paremti sprendimai. Išėjimo pokalbių metu surinktos įžvalgos vis dažniau naudojamos strateginiams sprendimams priimti. Analizuojant surinktus duomenis, organizacijos gali tiksliai nustatyti sritis, kurias reikia tobulinti – tai gali būti vadovavimo praktikos, darbo kultūros ar kitų svarbių aspektų gerinimas. Remiantis šiomis įžvalgomis, įgyvendinamos tikslingos intervencijos, kurios padeda išlaikyti talentingus darbuotojus ir stiprinti įmonės kultūrą.
CLEAR metodika efektyviems išėjimo pokalbiams

Siekiant užtikrinti, kad išėjimo pokalbiai būtų ir strategiškai naudingi, ir malonūs, personalo specialistai gali naudoti CLEAR metodiką:

C – Pasirinkite tinkamą pašnekovą. Pokalbiui atlikti reikalingas neutralus asmuo, pvz., personalo specialistas ar vadovas, kuris nėra tiesioginis darbuotojo vadovas. Įvairūs tyrimai rodo, kad darbuotojai atviriau dalijasi mintimis su nešališkais pašnekovais.

L – Aktyviai klausykite. Nepertraukinėkite darbuotojo ir nuoširdžiai domėkitės jo mintimis. Uždavinėkite atvirus klausimus, pavyzdžiui, „Kokie veiksniai nulėmė jūsų sprendimą išeiti?“, „Ką pasiūlytumėte patobulinti mūsų organizacijoje?“.

E – Užtikrinkite konfidencialumą. Aiškiai paaiškinkite, kaip bus naudojami atsiliepimai, ir pabrėžkite konfidencialumo svarbą. Tai skatina darbuotojus būti atviresniais.

A – Analizuokite atsiliepimus. Naudokite duomenų analizę tendencijoms identifikuoti. Pavyzdžiui, pasikartojantys skundai apie darbo krūvį gali signalizuoti apie politikos peržiūros poreikį.

R – Strategiškai reaguokite.Tikroji išėjimo interviu vertė atsiskleidžia tada, kai surinktos įžvalgos įgyvendinamos. Pasidalykite išvadomis su vadovybe ir aiškiai komunikuokite pokyčius darbuotojams.

Kaip sukurti teigiamą patirtį darbuotojams?

Norint sukurti teigiamą patirtį išėjimo pokalbio metu itin svarbu sukurti saugią aplinką. Toma dalinasi, kad „tik saugioje aplinkoje mes galime kalbėti apie subtilius dalykus, o darbuotojo išėjimas iš darbovietės neretai apie tai ir būna.“

  1. Išreikškite dėkingumą. Pradėkite pokalbį padėkodami darbuotojui už jo indėlį į organizaciją.
  2. Sukurkite tinkamą aplinką. Nesvarbu, ar pokalbis vyksta virtualiai ar gyvai, užtikrinkite, kad darbuotojas jaustųsi saugiai ir vertinamas.
  3. Užduokite apmąstymus skatinančius klausimus. Užuot tiesiog klausus apie priežastis, kodėl darbuotojas išėjo, skatinkite giliau apmąstyti, kas galėtų būti padaryta kitaip, kad darbuotojas būtų likęs. Tai leidžia pokalbiui pereiti į teigiamą, tobulinimo kryptį.
  4. Išreikškite palaikymą. Duodant klausimus, būkite empatiški ir draugiški. Venkite puolimo ar kaltinimų. Svarbu, kad darbuotojas nesijaustų, jog yra kritikuojamas ar vertinamas tik neigiamai.
Atsisveikinimo su darbuotoju akimirkas paverskite augimo galimybėmis

Išėjimo pokalbiai, jei tinkamai atlikti, yra daugiau nei formalumas – tai galimybė klausytis, mokytis ir tobulėti. Modernios tendencijos, struktūrizuota CLEAR ar kita metodika ir dėmesys darbuotojų patirčiai leidžia organizacijoms paversti atsisveikinimus strateginiu pranašumu.

Šiandieninėje darbo rinkoje kiekvienas įspūdis – pirmas ar paskutinis – yra svarbus. Ar jūsų išėjimo pokalbių procesai siunčia tinkamą žinutę?

Norite sužinoti daugiau? Susisiekite