Kaip neprarasti ryšio su naujoku ir išlaikyti aukštą jo įsitraukimo lygį skaitmeninant įvedimo procesą?

Verslai išgyvena skaitmeninės transformacijos laikus. Ir kol vienų procesų skaitmeninimas priimamas kaip natūralus reiškinys, yra procesų, kurių skaitmeninimo klausimai reikalauja ilgesnės diskusijos. Viena tokių sričių – naujokų įvedimas. Ir ne veltui: nors dauguma sutaria, kad skaitmeninimas turi daugybę privalumų, pagrindinis klausimas išlieka – kaip planuoti naujoko įvedimą, kad skaitmeninis turinys neužgožtų gyvo kontakto ir leistų užtikrinti tiek efektyvų informacijos perdavimą, tiek ir pakankamą pirminio kontakto palaikymą. Mūsų patirtis rodo, kad kaip ir visame kame, čia svarbu išlaikyti balansą ir nuolat tobulinti procesą.

Prieš prisijungiant prie įmonės

Nors atrodytų, kad naujoko įvedimas turėtų prasidėti po sutarties pasirašymo, iš tiesų jis prasideda nuo darbo skelbimo. Čia nėra nei gyvo kontakto, nei galimybės užduoti klausimus, todėl darbo skelbimas turėtų būti konstruojamas taip, kad maksimaliai aiškiai būtų perteiktos tiek pozicijoje laukiančios atsakomybės, tiek ir reikalavimai kandidato patirčiai bei įgūdžiams. Visgi, jei kandidatams kiltų klausimų, skelbime ar socialinių tinklų įraše turėtų būti nurodytas kontaktinis numeris, kuriuo susisiekus jis tuos atsakymus galėtų gauti.

Atrankos procese jau atsiranda gyvas bendravimas. Visgi, jei atrankos pokalbis organizuojamas nuotoliniu būdu, be viso kito, būtina užtikrinti kiek įmanoma sklandesnį techninį įgyvendinimą. Norint šiame etape užtikrinti sklandumą, verta aiškiai komunikuoti apie atrankos etapus, o svarbiausią informaciją (pavyzdžiui, apie prisijungimą prie programos, kuria vyks darbo pokalbis) verta įvardinti ne tik žodžiu, tačiau vėliau ir laišku ar trumpąja žinute.

Jei pirminiai pokalbiai vykdomi nuotoliu, tai susitikimą su tiesioginiu vadovu jau verta organizuoti gyvai. „Pokalbiui su tiesioginiu vadovu visuomet skatiname susitikti gyvai ofise, kuriame sėkmės atveju būtų ir dirbama. Tai kandidatui leidžia ne tik susipažinti su būsimu vadovu (kartais – ir visa komanda), tačiau ir bendrai pamatyti bei suprasti, kokia kultūra vyrauja organizacijoje“ – dalinasi mūsų personalo specialistė Julita.

Pradėjus darbinimo procesą, komunikacija neturėtų apsiriboti vien tik „formalumų sutvarkymu“: personalo specialistas turėtų kartkartėmis pasidomėti, kaip būsimas kolega jaučiasi ir ar neturi iškilusių klausimų. Dar svarbiau – į procesą įtraukti ir tiesioginį vadovą. „Mūsų įmonėje prisijungti prie komandos naujus narius kviečia ne už tai atsakingas personalo specialistas, tačiau pats vadovas. Praktikoje pastebime tendenciją, kad kuo vadovas labiau įsitraukęs į naujoko įvedimo procesus, tuo labiau ir pats kandidatas yra patenkintas savo įvedimu“, – sako Julita. Tuo tarpu darbo sutarties pasirašymo metu svarbu pasirūpinti, kad naujasis kolega žinotų, kokiais kontaktais gali kreiptis jei kiltų klausimų ar techninių trikdžių. Papildomai, pravartu išsiųsti laišką su visa pagrindine informacija, kurią svarbu žinoti prieš pirmąją darbo dieną.

Bendrai, iki kandidatui tampant įmonės darbuotoju, komunikacijoje su juo naudojama daugybė priemonių (skelbimai, el. paštas, skambučiai, žinutės, internetinės komunikacijos programėlės), todėl viso proceso metu būtina teikti aiškią ir lengvai suprantamą informaciją, iš anksto informuoti apie planuojamas naudoti komunikacijos priemones bei visuomet turėti „planą B“, jei atsirastų nenumatytų techninių kliūčių. Svarbiausia, į komunikaciją reiktų įtraukti tiesioginį vadovą ir jei įmanoma, pokalbį su vadovu organizuoti gyvai.

Įvedimo savaitės

Net jei vėliau darbas vyks nuotoliu ar hibridiniu būdu, pirmoji diena, o vėliau ir ją sekantis įvedimas turėtų būti organizuojamas ofiso erdvėse, gyvai. Mūsų ofise pirmąją darbo dieną visada planuojame gyvai ofise, o jei kandidatas tokios galimybės neturi, koreguojame starto datą. Julita dalinasi, kad „nepaisant to, kad pirmoji darbo diena gana techninė (įrangos išdavimas, susipažinimas su tvarkomis), pusdienis yra skiriamas gyvam bendravimui – susipažinimui su ofisu ir jame dirbančiais kolegomis, o diena visada užbaigiama pokalbiu su vadovu“. O ir viso įvedimo metu, kuris tęsiasi 3-4 savaites, darbuotoją pagal galimybes taip pat skatiname dirbti iš ofiso, nes praktika rodo, kad taip jis gerokai greičiau perpranta įmonės kultūrą, „pagauna įmonės ritmą“ bei įsilieja į kolektyvą.

Įvedimo mokymuose, siekiant išlaikyti naujo darbuotojo įsitraukimą, būtina atrasti tinkamą balansą tarp skaitmeninto turinio ir gyvo kontakto. Mūsų pačių, per kiek daugiau nei dvejus metus, įgyta patirtis rodo, kad tą pasiekti yra įmanoma: administracijos darbuotojams skirtų vidinių mokymų skaitmeninimas, aktyvų vidinių trenerių valandinį įsitraukimą į naujoko įvedimą, sumažino daugiau nei 70 proc., tuo tarpu naujokų įsitraukimas ir pačių mokymų vertinimas išsilaikė itin aukštas ir viršija 95%. Julita džiaugiasi, kad nors „perėjus nuo gyvų į skaitmenintus mokymus, iš pradžių buvo galima išgirsti, kad kartais pritrūkdavo gyvo kontakto, tačiau šiai dienai galime pasidžiaugti, kad šių komentarų ne tik, kad nesulaukiame, bet gauname teigiamus atsiliepimus, kad informacija pateikta konkrečiai, aiškiai ir įtraukiančiai, o gyvo kontakto užtenka pakankamai.“ Labai greitai išryškėjo ir kiti skaitmenintų mokymų privalumai, kuriuos šiai dienai įvardija didelė dalis naujokų:

1. Informacijai pasimiršus ar jos nesupratus, visuomet yra galimybė peržiūrėti mokymus ar jų dalį iš naujo.
2. Mokymų metu gali turinį valdyti pagal savo poreikį: pasidaryti pertrauką, peržiūrėti kelis kartus, susistabdyti, kad būtų galima pasižymėti rūpimus klausimus.
3. Aprašymai prie vaizdo įrašų kartais leidžia rasti rūpimą atsakymą jo net neperžiūrėjus. Be to, tai padeda greičiau rasti norimą pakartotinai peržiūrėti įrašą.
4. Galimybė peržiūrėti mokymus, kurie į mokymų planą nėra įtraukti ir taip susipažinti su papildomais procesais ar kitų pozicijų atliekamomis funkcijomis.
5. Aiškus ir profesionalus turinio perteikimas, kai pasakoma visa svarbiausia informacija.

„O vidiniai treneriai, be to kad nuolat peržiūri ir pagal poreikį atnaujina mokymų medžiagą, šiandien daugiausiai dėmesio skiria atgaliniam ryšiui bei klausimų – atsakymų sesijoms su naujokais, kurių metu siekiama išsiaiškinti, kaip jam pavyko įsisavinti informaciją.“ – pasakoja Julita.

Jei įvadiniai mokymai labiau skirti pažinti įmonės procesus ir darbo specifiką apskritai, tai pilnai perprasti funkcijas ir „įsivažiuoti į darbus“ jau padeda mentorius, kurio vaidmenį dažniausiai prisiima kuris nors komandos narys. Julita dalinasi, kad „grįžtamojo ryšio susitikimuose naujokai dažnai akcentuoja, kad mentoriaus indėlis įvedimo metu sudaro maždaug 60 %. Tuo tarpu likę 40 % – tiesioginio vadovo: kol mentorius padeda perprasti darbo dienos rutiną, vadovas rūpinasi naujoko savijauta bei dalinasi ekspertinėmis žiniomis.“ Būtent tiesioginio vadovo įsitraukimas ir aktyvus dalyvavimas naujoko įvedimo procese yra itin vertingas ir padeda naujoką įvesti gerokai sklandžiau. Čia jau visai nesvarbu ar susitikimai organizuojami gyvai, ar nuotoliu, svarbu, kad jie būtų, o naujokas justų nuolatinį dėmesį ir palaikymą: tiek iš komandos narių, tiek ir iš tiesioginio vadovo.

Integracija

Ryšys su naujoku tvirtinamas kassavaitinių susitikimų su tiesioginiu vadovu metu, kurių metu svarbu išsakyti ne tik tai, kaip yra vertinamas naujokas, tačiau ir išgirsti, kaip pats naujokas vertina įmonę, komandą ir savo darbą. „Be to, kad naujokas adaptacinio periodo metu daug bendrauja su savo tiesioginiu vadovu, praėjus pirmajam mėnesiui, jam yra organizuojami susitikimai su personalo departamento vadovu bei personalo specialistu. Personalo vadovas daugiau papasakoja apie plačiai taikomą grįžtamojo ryšio kultūrą, veikloje gyvas įmonės vertybes bei susitarimus. Tuo tarpu personalo specialistas orientuojasi į mokymų turinį: darbuotojui tai proga pasidalinti savo mintimis apie įvedimo mokymus bei jų naudą bei susipažinti su tolimesne mokymų eiga.“ – Julita dalinasi mūsų įmonėje veikiančia praktika.

Gyvas bendravimas yra svarbus, todėl skaitmeninant procesus verta išgryninti pagrindines proceso dalis, kuriose jis yra būtinas, o kurioje – jį gali pakeisti kiti komunikacijos variantai. Ne mažiau svarbu yra tą visą procesą nuolat peržiūrėti bei tobulinti pagal situaciją: besikeičiant kartoms, darbo vietos suvokimui, atsirandant vis naujiems komunikacijos kanalams ir vystantis naujoms bendravimo normoms, „tinkama“ skaitmeninto ir gyvo kontakto proporcija nuolat kinta, vadinasi kartu su tuo turi keistis ir pats procesas.