Atvejo analizė: darbuotojų įsitraukimo didinimas kaip strateginė įmonės kryptis

Šiuolaikinėje verslo aplinkoje darbuotojų įsitraukimas tampa ne tik personalo valdymo priemone, bet, pirmiausiai, strategine įmonės kryptimi: darbuotojų įsitraukimas ne tik padeda lengviau išlaikyti organizacijoje dirbančius talentus, tačiau ir prisideda prie įmonės konkurencinio pranašumo stiprinimo, produktyvumo didinimo, spartesnio inovacijų diegimo bei geresnės klientų patirties. Šiame įraše dalinamės savo įmonės pavyzdžiu, kaip darbuotojų įsitraukimas gali būti efektyviai integruotas į bendrą įmonės strategiją, kokią naudą jis suteikia verslui ir kokiais būdais jį galima skatinti.

Situacija

Dėmesys darbuotojams mūsų įmonėje buvo skiriamas visada, tačiau 2019 metais pradėti organizuoti darbuotojų įsitraukimo tyrimai leido labai aiškiai įvardinti tiek išlaikytinas, tiek ir koreguotinas vietas. Tuo tarpu tyrimų rezultatais grindžiami pokyčiai padėjo sistemingai kurti komandos bendrystę bei pavertė ją kryptingai tikslų siekiančia bendraminčių bendruomene.
Kasmet augęs, šiandien mūsų įmonės darbuotojų įsitraukimas siekia 64% ir ne tik gerokai viršija šalies vidurkį (47%), tačiau ir yra net 9 p.p. aukštesnis nei minimali rekomenduotina darbuotojų įsitraukimo rodiklio riba, kuri yra būtina siekiant įmonės veiklai reikšmingo poveikio. Personalo departamento vadovė Toma pastebi, kad „nėra vienos krypties, kurią būtų galima išskirti kaip labiausiai stiprinamą, kad įsitraukę žmonės kurtų vertę organizacijai, tačiau efektyvios organizacijos stebi ir gerina darbuotojų patirtis 5 srityse: pasitikėjime organizacija, sutelkiančioje lyderystėje, prasmingame darbe, įgalinančioje darbo aplinkoje, pripažinime ir įsitraukime. Džiugu, kad mūsų organizacija Lietuvos rinkos vidurkį lenkia nuo 4 iki 14 p.p. skirtingose srityse.“

Ką darome?

Kasmet, po įsitraukimo tyrimo, vertiname kritines tyrimo vietas, kurioms bus reikalingi korekciniai veiksmai: pastaruosius visuomet jungiame su įmonės vertybėmis tam, kad ne tik būtų išlaikyta įmonės vertybinė ašis, tačiau diegiami pokyčiai patys savimi tą ašį dar labiau pastiprintų. Bendrai, per pastaruosius metus daug dėmesio skyrėme keturioms pagrindinėms kryptims:

1. Darbuotojo kelias. Atliktas auditas (nuo kandidato pritraukimo iki darbuotojo atleidimo) leido atlikti reikiamas korekcijas bei išgryninti svarbiausius aspektus darbuotojo kelionėje:
   • Atranka: atrenkamas darbuotojas turi būti artimas įmonės kultūrai bei atitikti organizacijos vertybes.
   • Įdarbinimas: vos pradėjęs dirbti darbuotojas praeina skaitmenizuotus ir nuoseklius vidinius mokymus. Suformuotas vidinių ekspertų-trenerių branduolys leidžia užtikrinti, kad darbuotojas aiškiai suprastų, ką ir kaip jam reikės atlikti, ko iš jo tikimasi, kur jis gali rasti visą aktualią informaciją ir t.t.
   • Kompetencijų ugdymo planas: išgrynintos kritinės kompetencijos ir pagal tai parengtas darbuotojų ugdymo planas.
   • Atleidimas: išgryninti aiškūs kriterijai, kokiais atvejais darbuotojas yra atleidžiamas (vienas naujų kriterijų – vertybinių ir/ar kultūrinių susitarimų nesilaikymas).
2. Įmonės vertės grandinė. Išsigryninus kritines darbuotojų kompetencijas parengtas bendras įmonės darbuotojų ugdymo planas. Šiuo metu, kiekvienas įmonės darbuotojas žino: kokį vaidmenį atlieka vidaus vertės grandinės veikloje, kaip tą grandinę mato klientas, ko reikia, kad ji veiktų kokybiškai, ką atlieka jis pats ir kokios yra kolegų atsakomybės. Be to, tiesioginis vadovas nuolat vertina darbuotojo kompetencijas bei numato aiškų ir pagrįstą individualų ugdymo planą, įsivardinant poreikį, kokias kompetencijas reikia ugdyti.
3. Asmeninės atsakomybės įgalinimas. Kiekvienas darbuotojas turi galimybę inicijuoti ir dalyvauti įvairiuose įmonės strateginiuose ar kasdieniuose projektuose, taip prisidėdamas prie nuolatinio organizacijos veiklos tobulinimo bei asmeninio tobulėjimo. Be to, jis turi galimybę tapti aktyvia LEAN kultūros dalimi ir įsitraukti į įmonėje naudojamų metodų ambasadoriaus ar eksperto vaidmenį.
4. Naudų paketas. Siekiame rūpintis savo darbuotojais, todėl naudų paketą orientuojame į fizinę bei emocinę sveikatą.

Raktas į sėkmę – vieningas matymas

Nusimatyta strategija neveiks, jei nebus tikslingai komunikuojama: svarbu nusimatytus veiksmus aiškiai komunikuoti, būtina fiksuoti ne tik tai, kas yra planuojama, tačiau ir tai, kas buvo pasiekta. „Tai nuolatinis procesas, kur tik konstruktyviai kalbėdamiesi galime kurti visiems priimtiną kultūrą. Čia svarbūs žodžiai – aiškumas, konstruktyvumas ir pasitikėjimas. Juos puoselėjame ypatingai daug dėmesio skirdami komunikacijai.“ – dalinasi Toma. Vieningą kolegų matymą kuriame:

1. Nuolat primindami įmonės vertybes. Atsinaujinome ir pakartotinai prisiminėme, kokios elgsenos liudija įmonės vertybių laikymąsi ir kodėl mums jos yra svarbios.
2. Veikloje vadovaudamiesi bendrais susitarimais. Visi drauge sukūrėme bendrus darbo organizavimo susitarimus pagal 6-ias temas: sprendimų priėmimas, susirinkimų taisyklės, dalijimasis informacija, kalendoriaus žymėjimas, nesutarimų sprendimas, atsakomybės ėmimasis.
3. Esant poreikiui organizuodami kalibracines sesijas. Bendradarbiavimui stiprinti naudojame mūsų pačių sugalvotą ir įgyvendintą metodą – kalibracines sesijas, kurių metu, integruojant balanso ratą ir asociatyvines koučingo korteles bei fasilituojant personalo žmogui, komandos, patiriančios bendradarbiavimo nesklandumų, susitinka aptarti su kokiais iššūkiais susiduria ir kaip galėtų padėti viena kitai juos išspręsti.
4. Dėmesį skirdami komandų formavimui. Komandų formavimui kasmet yra skiriamas specialus biudžetas, kurio panaudojimą kiekviena komanda nusimato individualiai, pagal poreikį, kaip ir ką nori komandos viduje stiprinti, kad tvirtai veiktų išorėje.

Komunikacija – dviejų krypčių judėjimas

„Skirtumai tarp kartų, nuolat tobulėjančios technologijos, kintantis temų aktualumas, ir bene svarbiausias – balansas tarp „per daug informacijos“ ir „per mažai informacijas“… Jei ir bus tai, ką visuomet reikės koreguoti – tai komunikacija“ šypsosi Toma. Visgi, nepriklausomai nuo to, kiek ir ko komunikuojame, organizacijoje skatiname atvirą bendravimą, todėl greta visko turime itin stiprią grįžtamojo ryšio sistemą:

1. Darbuotojas – vadovas:
   • Periodiškumas: kartą savaitėje, mėnesyje, ketvirtyje ir metuose.
   • Formatas: „vienas su vienu“ pokalbiai, SMART ir metiniai veiklos vertinimo pokalbiai.
   • Rezultatai: ugdoma asmeninė atsakomybė, situacijos analizė, fiksavimas ir galimų korekcijų aptarimas, veiklos valdymas, tikslų sekimas, emocinės gerovės užtikrinimas.
2. Įmonė – darbuotojas:
   • Periodiškumas: kartą savaitėje, mėnesyje, ketvirtyje ir metuose.
   • Formatas: savaitiniai, mėnesinis bendrų įmonės rezultatų OnePager’is, ketvirtiniai ir metiniai bendri susitikimai.
   • Rezutatas: asmeninės įtakos rezultatui supratimas; įmonės veiklos analizė, aptarimas, darbuotojų įtakos įmonės rezultatams įvardijimas, komandų veiklos veiksmų organizavimas pagal pasiektus rezultatus.
3. Darbuotojai – įmonė:
   • Periodiškumas: kartą metuose.
   • Formatas: įsitraukimo tyrimo ataskaita.
   • Rezultatas: išgryninti korekciniai veiksmai, reikalingi visiems priimtinos darbo aplinkos kūrimui

Papildomai kalbame ir fiksuojame, kaip įgyvendinama įmonės strategija, dalinamės atradimais, naujienomis ir kolegų istorijomis, kad darbuotojai jaustų ryšį ne tik su tais, su kuriais dirba vienoje komandoje ar viename ofise, tačiau ir su tais, kurie yra nutolusiuose padaliniuose:

1. Teams chat’as. Bendras įmonės darbuotojų chat’as skirtas ne tik gimtadienio sveikinimams ir bendro HEADEX grojaraščio kūrimui, tačiau ir įvairiems palinkėjimams, klausimams ar priminimams, kurie skirti visiems įmonėms darbuotojams.
2. Intranetas. Dirbame 5-iuose miestuose, todėl sukūrėme patogią komunikacijos platformą, kur galime dalintis įmonės naujienomis bei kasdienos atradimais. Atsakingas darbuotojas rūpinasi turinio pagal susidarytą temų tinklelį, kūrimą bei skatina darbuotojų įsitraukimą rinkdamas aktualią informaciją.
3. Vidiniai renginiai. Kuriame tvarias įmonės tradicijas, o visi įmonės renginiai kasmet turi savo reikšmę ir raktinį žodį: bendradarbiavimas, gimtadienis, tvarumas… Be to, kiekvienų metų pabaigoje renkame darbuotojus 7-iose nominacijose, iš kurių svarbiausia – Metų žmogus.

Įsitraukę darbuotojai – tai visų pirma įgalinti darbuotojai, kurie jaučiasi pilnaverte įmonės dalimi, savo darbais prisidedančia tiek prie įmonės, tiek ir prie savo asmeninio augimo. Tai darbuotojai, kurie savo kasdiene veikla kuria pokytį, nes nebijo prisiimti asmeninę atsakomybę. Kurkite savo darbuotojams aplinką, kurioje jie galėtų maksimaliai išnaudoti savo potencialą ir nustebsite, kokį rezultatą tai gali atnešti.